Thuis werken in coronatijd: 5 tips om ‘diep’ te werken en focus te houden

Sinds een kleine week mogen de meesten van ons thuis werken. In eerste instantie leek het mij nog leuk. Even geen drukte, geen reistijden en eindelijk tijd voor naasten en de zaken die er echt toe doen. Maar hoe focus je op je werk als je thuis werkt? Dat valt nog niet mee als je omringd wordt door de was, drukke kinderen, een partner die ook thuis werkt, het zonnetje in de tuin en de ellende die op het nieuws voorbij komt. In deze blog geef ik een paar tips hiervoor die ik opdeed toen ik het boek ‘Diep werken. Werken in een wereldvol afleiding’ van Cal Newport las. 

Diep werk: nog belangrijk?

Eigenlijk zou ik op 29 maart 2020 dit boek bespreken in de Leeskamer van mijn voormalige werkgever, de Rekenkamer Metropool Amsterdam. Veel mensen worden geleid door de waan van de dag via e-mails en komen nauwelijks meer toe aan wat Newport ‘diep werk’ noemt. Hij bedoelt met ‘diep werk’: de noodzaak om geconcentreerd te werken (zonder afleiding) om maximaal te kunnen presteren. Een heel actueel thema, zo merk ik ook aan de mensen die ik als loopbaancoach begeleid en worstelen met focus houden in hun werk. Maar toen kwamen de coronamaatregelen en hoe belangrijk was focus in je werk nog? 

Probeer maar eens thuis te werken in een huis vol

Na de eerste dag thuiswerken merkte ik dat het focussen en diep werken in deze situatie misschien nog wel meer nodig is, dan in gewone werkomstandigheden. Thuis heb je nog meer afleiding dan op het werk, zeker nu iedereen tegelijk thuis zit. Zo moest ik thuis ineens mijn werkplek delen met mijn echtgenoot. Daarnaast liepen er ook ineens drie tieners in huis met hun ziel onder de arm, in afwachting van nadere instructies om hun schoolwerk te doen. Ik werd continue gestoord; probeer dan maar eens te focussen…. Ik kwam de eerste dag niet verder dan wat mails te versturen en ik voelde me doodmoe en somber aan het einde van de dag. Gelukkig kon ik inspiratie halen uit het boek ‘Diep werken. Werken in een wereldvol afleiding’ van Cal Newport dat ik net gelezen had.

De weg van de minste weerstand

Dat ik me niet zo goed kon focussen, was niet zo vreemd. Volgens de Amerikaanse auteur en professor Cal Newport zijn we gewoontedieren en zoeken we de weg van de minste weerstand: we neigen naar gedrag dat op het moment zelf het gemakkelijkste is. Bovendien is het juist bij thuiswerken een beetje vaag wanneer je productief bent. Bij afwezigheid van duidelijke maatstaven voor de productiviteit  beperken we ons tot veel dingen zichtbaar doen. Dat betekent dat we niet aan dat strategische stuk of blog gaan schrijven, waarvoor we ons in alle rust moeten concentreren, maar wel tien mailtjes afhandelen. Dat kan natuurlijk best even goed gaan, maar op de lange termijn (en het heeft er alle schijn van dat deze coronamaatregelen nog even gaan duren) is het nog fijner om ook de wezenlijke dingen in jouw werk te doen en bijvoorbeeld wel dat ene artikel of beleidsvisie te schrijven en niet alleen te vergaderen via Skype. Werk daarom regelmatig diep. Om op het hoogste niveau te presteren moet je langere periodes achtereen met volledige concentratie, zonder afleiding, aan een taak werken. 

Tips om te focussen tijdens het thuis werken

Wat kunnen we verder leren van het boek ‘Diep werken Werken in een wereldvol afleiding’ van Cal Newport? Er zijn een paar vragen die je kunnen helpen om te focussen door van diep werk een ritueel te maken: 

1.    Hoe lang ga je werken? Speek een duidelijke tijd af waarin jij en je gezinsleden focussen op een werk – of schooltaak. Bijvoorbeeld tussen 9.30 – 11.00 uur en van 15.00 – 16.30 uur. Gedurende die uren stoor je elkaar niet. Met elke keer dat je gestoord wordt door iets, neemt je aandacht af en wordt het moeilijker om je opnieuw te concentreren op je werktaak. Dat is het fenomeen van het ‘aandachtsrestant’. Uit onderzoek blijkt dat als je van taak A naar taak B gaat, je aandacht niet meteen meeverhuist. Een restant van je aandacht blijft nog een tijdje bij je eerste taak hangen en dan doe je je nieuwe taak minder goed. Wanneer we achter de computer werken, wisselen we gemiddeld 566 ter per dag van taak, dat is elke 50 seconden. Dus je begrijpt dat onze aandacht bij elke wisseling steeds minder wordt. Dus even het nieuws online checken of die ene vraag beantwoorden van je dochter is een onderbreking te veel als je echt wilt focussen. 

2.    Waar ga je werken? Creëer je een werkplek waar je rustig en ongestoord kan zitten. Wij hebben thuis één goed ingerichte werkplek (mijn coachpraktijk), die afgesloten kan worden en waar het rustig is. Heb je maar een goede werkplek en kleine kinderen? Werk dan in wisseldiensten zodat er altijd iemand voor de kinderen beschikbaar is en de ander ongestoord kan werken. De eettafel gebruiken we nu ook als werkplek, maar dan is het belangrijk dat de kinderen ook op hun kamer hun schoolwerk doen. Doen ze dat niet, dan is de eettafel een plek waar je continue gestoord wordt tijdens het werken. Nu zijn mijn partner en ik allebei zelfstandigen die allebei proberen zoveel mogelijk door te werken in deze tijd. Nu mijn partner niet naar zijn opdrachtgever kan, huurt hij af en toe een werkkamer vlakbij ons huis. Die ruimte is te huren per dagdeel. Omdat hij hiervoor moet betalen, is hij volledig gecommitteerd om tijdens de dagdelen dat hij in de gehuurde ruimte werkt echt te focussen op zijn werk. Voor ons was dat een goede tijdelijke oplossing. Nu het er naar uitziet dat we nog maanden gaan thuiswerken, hebben we besloten een extra rustige werkplek in te richten op onze zolder. Op die manier hebben we twee werkplekken in huis waar je ongestoord rustig kan werken en de ander ook niet stoort tijdens Skypegesprekken. 

3.  Hoe werk je als je eenmaal begonnen bent? Het is handig om een vaste gewoonte te maken van zaken die je doet als je diep werkt. Een vaste structuur of werkwijze maakt dat je niet elke keer hoeft et vragen hoe je het gaat aanpakken. Zo gebruik ik zelf regelmatig de app Focuskeeper (gebaseerd op de Pomodoro techniek) die me helpt om 25 minuten achter elkaar te focussen. Als ik de app aanzet hoor ik altijd een klok tikken en die herinnert me er aan dat ik me echt even wil concentreren. Uit ervaring weet ik dat zelfs een blokje van een keer 25 minuten concentreren al heel fijn en diep voelt. De Pomodorotechniek geeft mij ook de concentratie om boeken te lezen. 

Ban internet uit tijdens je focustijd zodat je niet in de verleiding komt om rond te dwalen op internet. Moet je voor je werk internet intensief gebruiken en snel mails beantwoorden? Plan dan bijvoorbeeld elk uur een kwartier waarin je dat doet. Of stel jezelf een doel om een bepaald aantal woorden geschreven te hebben. Beantwoord je mail niet de hele dag door, maar op een vaste tijd bijvoorbeeld tussen 16.00 -17.00 uur. Dus in de tijd dat je wilt focussen moet je  niet elke tien minuten je mail checken, want iedere keer dat je dat doet wordt het moeilijker om je te concentreren.

4.    Hoe ondersteun je je werk? Kijk ook naar wat jou kan stimuleren om diep te werken. Zorg voor een goede kop koffie of thee. Ik heb zelf altijd een kan water bij de hand. Zorg ook dat je voldoende eten in de buurt hebt om je energie op peil te houden en denk aan lichaamsbeweging. 

Je hoeft echt niet de hele dag productief te zijn. Wissel je focusuren af met voldoende lichaamsbeweging; maak een wandelingetje, doe wat in de tuin, etc. Juist deze ‘dode’ tijd leidt vaak tot nieuwe inzichten en in die tijd laad je energie op voor diep werk. 

5.    Hoe sluit je je werk af? Nu we niet meer de hele dag in staat zijn om te werken en werken veelal thuis gebeurt, is het des te belangrijker om de ‘werkdag’ in coronatijd ook goed af te sluiten. Dit zorgt ervoor dat je na afloop van je focustijd niet blijft piekeren over werkklussen. Onvoltooide taken kunnen namelijk in ons hoofd nog steeds onze aandacht in beslag nemen. Dit wordt ook wel het zogenaamde ‘Zeigarnik-effect’ genoemd. Daarvoor geeft de auteur Cal Newport een paar handige tips:

a.    Kijk voordat je klaar bent een laatste keer in je inbox van je mail om te zien of er nog iets is waar je per se vandaag op moet reageren. 

b.    Verplaats alle nieuwe en openstaande taken die nu in je hoofd zitten naar een plek bijvoorbeeld een takenlijst in Google docs of zoals in mijn geval naar een bulletjournal. 

c.    Doorloop snel alle taken en kijk ook naar je agenda van de komende dagen. 

d.    Maak ter afsluiting een algemeen werkplan voor de volgende werkdag: welke twee dingen wil je dan echt afmaken en in hoeverre vereisen die diep werk/focus? 

Dit afsluitingsritueel zorgt er volgens Newport voor dat je geen enkele taak zal vergeten, want je bekijkt ze elke dag en je onderneemt actie als de tijd daar rijp voor is.  

Ik wens jou heel veel succes in het wennen aan de nieuwe werkomstandigheden. Merk je dat je het toch nog lastig vindt om thuis te werken en je te focussen? Wil je ook onder deze omstandigheden graag meer energie uit je werk halen of eigenlijk ander werk doen, en weet je niet wat? 

  • Lees een paar inspirerende boeken zoals ‘Diep werk. Werken in een wereld vol afleiding’van Cal Newport of het meer praktische boek ‘Focus aan/uit. Dicht de 4 concentratielekken en krijg meer gedaan in een wereld vol afleiding’van Mark Tigchelaar en Oscar Bos. 
  • Of meld je dan nu aan voor een online gratis speedcoachsessie om minimaaltwee gouden tips te krijgen voor jouw specifieke situatie. 
  • Wil je geen enkele tip missen voor meer flow in je werk, ontvang dan voortaan eens per maand mijn blogs en tips per email.
Volg me ook op social media: