Als je altijd te druk bent…

“Leer ik het nu nooit?”. Het was weer zover. De afgelopen maanden was het iets te druk in mijn praktijk. Ik voerde vele mooie gesprekken met mensen, maar er was nauwelijks tijd voor het schrijven van verslagen, het geven van trainingen, het lezen van boeken en het schrijven van nieuwsbrieven. Het gevolg was dat ik lange dagen maakte en continu het idee had achter de feiten aan te lopen. Dat alles gaf me een vervelend, opgejaagd gevoel. Vandaar dat er deze keer iets meer tijd zit tussen de vorige blog en deze.

Nu zal je denken: “Het is toch niet erg om het lekker druk te hebben?”. Druk zijn is niet erg, maar wat wel vervelend was, is dat ik moe van mezelf werd omdat ik mijn afspraken met mijzelf niet nakwam. Degenen die mij kennen zullen herkennen dat als je vraagt hoe het met mijn werk gaat, ik altijd zeg: “Het is nu even druk, maar over drie weken wordt het echt rustiger”. Ik realiseerde me dat ik dat al jaren zei en er eigenlijk nooit een rustige periode kwam. Natuurlijk is het fijn dat mijn praktijk Design your new job zo goed loopt. Maar ik baalde ervan dat ik er niet in slaagde om mijn werk slimmer en goed te organiseren. Dat is precies waarin ik anderen begeleid, dus ik vind dat ik dat zelf ook moet kunnen. Eerder lukte me dat privé wel (lees maar hier over lui ouderschap en waszakken), maar op werkgebied was dit patroon lastiger te doorbreken. Daarom besloot ik de afgelopen zes weken dat het tijd werd om mijn werk anders te gaan organiseren. 

Kleine veranderingen die kunnen helpen
Er zijn een paar kleine veranderingen die ik doorvoerde die een heel groot verschil maken zoals: 

  • Ik ging samenwerken met een goede (virtueel) assistent. Lisa helpt mij bij het uitvoeren van de administratieve taken waar ik niet goed in ben en waar ik geen energie van krijg. Dat werkt ontzettend fijn omdat ik me hierdoor kan concentreren op de taken die ik leuk vind, zoals het begeleiden van jou.
  • Ik schafte een businessplanner van Structuurjunkieaan waarin ik wekelijks overzicht hou op alle taken die ik doe buiten het voeren van gesprekken. Hierdoor heb ik meer overzicht, want ik kijk vaak wat weken vooruit. Een ander voordeel is dat ik mijn to-do-lijst scheid van mijn aantekeningen van telefoongesprekken/webinars etc. Voorheen gebruikte ik een bulletjournal waarin ik mijn to-do-lijst bijhield, maar als er een telefoontje tussendoor kwam maakte ik er ook aantekeningen in en verdween de to-do-lijst naar de achtergrond. 
  • Ik volg de gratis plantraining die ik bij de planner kreeg en elke week leer ik daar weer nieuwe dingen. Bijvoorbeeld dat het goed is om in je agenda ook de lunchpauzes en sportmomenten in te plannen. Die zijn nu heilig! 
  • Als werkende, sportende moeder met eigen bedrijf, sociaal leven en mantelzorgtaken heb ik meer behoefte aan ‘mijmertijd’, tijd waarop ik even niets hoef. Vandaar dat ik mezelf voortaan vrij geef op maandag en die dag geen gesprekken inplan. Je bent van harte welkom op alle andere dagen! 

Ik ben heel blij met deze veranderingen. Ik merk nu al dat ik meer rust en overzicht heb en gewoon meer geniet. Als zelfs ik het kan, dan kan jij het ook! 

Geeft of kost jouw werk energie? 

“Hoe pak je dat aan?”, hoor ik je denken. Maak regelmatig even de balans op: geeft of kost jouw werk energie? Focus jij nog op de zaken waar jij goed in bent en energie van krijgt? En: hoe kan jij slimmer omgaan met energieslurpende activiteiten? Ongemerkt sluipen er vaak toch weer activiteiten in die je leegslurpen. Zo sprak ik afgelopen week tijdens een training die ik gaf een aantal mensen die allemaal aangaven een hekel te hebben aan vergaderingen die nergens toe leiden. Je weet wel: van die vergaderingen zonder agenda, waar acties niet duidelijk belegd worden en niemand het overzicht bijhoudt. Geen wonder dat mensen een hekel hebben aan dit soort vergaderingen! 

Negatieve spiraal

Doe je niets met dat gevoel en ergernis dat die vergaderingen zinloos lijken, dan kun je in een negatieve spiraal belanden. Je gaat klagen, je gaat achteroverleunen, ergeren en het kan er zelfs toe leiden dat je de vergaderingen gaat mijden en je werk helemaal niet meer leuk vindt. Daarom is het zo belangrijk om je bewust te zijn van de activiteiten die jou energie geven en maar ook slurpen in je werk. Op het moment dat je je realiseert dat de vergaderingen je leegslurpen, kun je ook kijken wat jij kan doen zodat de vergaderingen jou energie gaan geven. Je kan bijvoorbeeld je wensen kenbaar maken en de suggestie doen om voortaan aan de hand van een agenda te vergaderen en acties duidelijk te verdelen en bij te houden in Trello

Tips

Een eerste stap om je bewust te worden van de activiteiten die jouleegslurpen en juist energie geven, is het bijhouden van een soort dagboekje. In mijn eBook Slimmer omgaan met jouw energieslurpersEen praktische eerste opdracht om werk te creëren dat bij je past geef ik daar een voorbeeld van. Ook geef ik in dit gratis eBook, dat te downloaden is vanaf mijn website, een aantal tips om slimmer om te gaan met activiteiten die veel energie kosten. Voorbeelden hiervan zijn:

  1. Kijk naar het moment waarop je energieslurpende activiteiten uitvoert. Doe ze vooral op een moment dat jij fit bent, zodat je je kan concentreren en de taak niet onnodig veel energie kost. Voor de meesten van ons is dat ‘s ochtends. 
  2. Kijk naar de plaats waarop je de energieslurpende activiteit doet: kun je de locatie zo aanpassen dat jij er wel energie van krijgt? Het schrijven van een strategisch advies gaat een stuk makkelijker zonder gestoord te worden door telefoontjes en afdwalingen op internet. 
  3. Heb je een idee welke taken echt prioriteit zijn en welke niet? Bespreek dit dan op je werk. Uit je wensen op je werk zodat je leidinggevende en collega’s weten wat jij wilt en ze niet over jouw grenzen heen gaan.
  4. Verminder het aantal energieslurpende activiteiten: ga niet naar alle vergaderingen of delegeer. Bijvoorbeeld notuleer jij elke week het werkoverleg? Geef aan dat je graag wilt dat dat rouleert. Scheelt jou bakken met werk. 
  5. Voeg meer energiegevende activiteiten toe: doe meer van dat wat je leuk vindt. 
  6. Maak van jezelf een prioriteit en kom je afspraken met jezelf na. 
  7. Zoek hulp als je het niet in je eentje lukt. Je hoeft het niet alleen te doen. Vraag een collega (officemanager) om je te helpen, huur iemand in zoals een virtueel assistent, vraag een vriendin of zoek een coach. 

Kortom, het is goed om regelmatig te reflecteren op je werk en na te gaan of je slimmer om kan gaan met jouw energieslurpers in je werk. Op die manier geef je weer zelf richting aan je werk en doe je vooral waar jij energie van krijgt. Concentreer je daar op en laat de rest waar het hoort. Scheelt je een boel energie die je in kunt zetten voor de taken waar je echt blij van wordt ;-) Bovendien kunnen de energiegevende activiteiten ook inzicht geven in welk ander werk nog meer bij jou zou passen. Wil je graag meer energie uit je werk halen of eigenlijk ander werk doen, en weet je niet wat? Meld je dan nu aan voor een gratis speedcoachsessie om minimaal twee gouden tips te krijgen voor jouw specifieke situatie. Wil je geen enkele tip missen voor meer flow in je werk, ontvang dan voortaan al mijn blogs en tips per email.

Dus ga kijken welke kleine stapjes je toch kan zetten om dichterbij je droombaan te komen!

Volg me ook op social media: